Essentielles pour rassurer certains clients, partenaires bancaires et régulateurs, les cautions et garanties bancaires sont une ressource précieuse dont il convient de prendre le plus grand soin. Or, en matière de gestion des ressources, les techniques d’irrigation inventées il y a près de 5000 ans (puis perfectionnées tout au long de l’Histoire) ont certainement beaucoup à nous apprendre.
Voici donc 3 enseignements tirés de la micro-irrigation et directement transposables à la gestion de vos cautions et garanties bancaires !
#1 Construire un système de collecte efficace
Avant même de traiter les informations relatives à vos cautions et garanties bancaires, il est essentiel de les capter efficacement afin d’éviter tout phénomène d’évaporation.
Des garants bancaires aux clients bénéficiaires, en passant par les différents intervenants de votre entreprise, le cycle de vie d’une caution ou d’une garantie implique de multiples parties prenantes, et génère de nombreux documents…
Réunir et synchroniser l’ensemble des informations disponibles et les partager à qui de droit est donc une condition essentielle pour permettre à votre entreprise d’optimiser l’emploi de ses cautions et garanties, tout en minimisant les coûts de ses engagements.
La mise en place d’une solution électronique et sécurisée de gestion des documents permet par exemple de capitaliser sur les meilleurs outils digitaux, mais cela n’est qu’un début ! Pour aller plus loin, il est en effet recommandé de se doter par la même occasion d’une méthodologie rigoureuse pour définir avec précision les droits et les devoirs de chaque intervenant, et ce afin d’éviter les doublons, les mises à jour tardives, voire les omissions...
#2 Suivre de près l’état de ses ressources
Une fois les informations collectées vient le temps de suivre l’évolution de ses encours avec précision afin de visualiser finement l’état de ses ressources.
En effet, pour que les données collectées sur vos cautions et garanties soient pleinement exploitables, il convient non seulement de les agencer correctement afin de pouvoir en extraire simplement les informations essentielles (via la mise en place de filtres bien pensés par exemple), mais également de les structurer et de les hiérarchiser pour communiquer plus efficacement.
Suivre l’ensemble de ses cautions et garanties bancaires en temps réel avec une vue précise de l’état de chaque engagement (en cours, en vigueur, échu) permet ainsi aux décideurs et parties prenantes de gagner un temps précieux en se référant à un espace unique où l’information reste disponible en permanence.
Il leur est alors possible d’identifier et de lever rapidement les garanties échues, d’être alertés automatiquement lors des arrivées à échéance afin de faciliter la collecte des documents de levée, mais également d’analyser finement le coût du cautionnement et des garanties (par entité, par garant, voire par bénéficiaire).
Contrairement aux idées reçues, il n’existe pas de “reporting miracle” qu’il suffirait d’adopter pour prendre les bonnes décisions. En effet, si les enjeux stratégiques diffèrent d’une entreprise à l’autre, alors il est tout à fait normal que leurs indicateurs-clés diffèrent eux aussi.
Mener une vraie réflexion sur les enjeux stratégiques propres à son entreprise permet de sélectionner méticuleusement les données essentielles au pilotage de ses cautions et garanties afin d’augmenter la qualité et la vitesse des prises de décision. Dans l’idéal, au sein même d’une entreprise donnée, chaque partie prenante devrait à son tour pouvoir suivre les informations les plus pertinentes pour son activité et recevoir des notifications spécifiques en fonction des actions à mener (par exemple, avant l’arrivée à échéance d’un engagement, pour vérifier l’absence de problème et préparer la récupération des éléments de mainlevée).
#3 Irriguer les bonnes parcelles
Enfin, pour tirer le meilleur de son travail de collecte et de reporting, encore faut-il faire un bon usage des ressources à sa disposition afin d’éviter le gaspillage.
Le travail préliminaire effectué lors de la collecte et de l’organisation de l’information permet ici à l’entreprise d’arbitrer facilement pour choisir le garant avec lequel elle souhaite traiter. Soit parce qu’elle dispose d’ores et déjà d’une enveloppe disponible auprès du partenaire bancaire en question, soit parce qu’il lui propose des frais et commissions plus attractives que la concurrence.
En agissant de la sorte, l’entreprise peut alors savoir en un instant si elle dispose de lignes suffisantes pour répondre à une nouvelle demande de caution ou si elle doit d’ores et déjà entamer la négociation d’une nouvelle ligne auprès d’un garant. En toutes circonstances, l’entreprise veille ainsi à ne mobiliser ses ressources que dans la limite du nécessaire.
Grâce à ces 3 pistes, votre entreprise devrait gagner en fluidité dans la gestion de ses engagements et parvenir à mettre fin au “gaspillage” de ces ressources précieuses que sont les cautions et garanties bancaires.
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